Inköpare eller inköpschef

Kanske är du en person som tänker sig en karriär inom inköp. Eller en inköpschef som skall skapa en introduktionsplan för en ny medarbetare. 

Vilka kompetensområden skall man utveckla och var hittar men resurser som kan hjälpa till? 

På Utbildning Inköp lutar vi oss mot Learn How to Source och deras sätt att ta sig an utbildning av inköpare.

Att introducera dig eller en ny kollega till inköp

Vare sig du är en chef inom organisationen med fokus på att rusta ny talang, en individ som utforskar en karriär inom inköp eller en konsult som är ivrig att snabbt integreras i en ny inköpsroll behövs en översiktlig förståelse hur man tar sig an inköpsområdet och en inköpare skall kunna följande grundläggande element:

1. Inköpsteknik och inköpsfunktionens ansvar.
2. Kunskap om organisationen, dess produkter samt aktuella leverantörs marknader.
3. Personliga egenskaper.

Inköpsteknik och inköpsfunktionens ansvar.

Generell kunskap

Grunden i Inköp: Oavsett deras specifika roll måste alla inköpsprofessionella förstå de grundläggande koncepten inom sitt fält. Detta omfattar:

• Grundläggande processer och begrepp som driver en inköpsverksamhet. LHTS 10 veckors grundläggande inköpscertifikat är det perfekta valet för att få en grundläggande förståelse för hela ansvaret för en inköpsavdelning.
• Utbildning mot en specifik inköpsroll. Läs mer om rollspecifika utbildningspaket.
• Om individen redan är etablerad inköpare och endast behöver komplettera enskilda inköpsområden rekommenderas inköpslektioner med experter (länken tar dig till LHTSs Learning Portal där du kan söka fram en lektion mot enskilda kompetens behov)
• Om du behöver utbilda en grupp kan vi lösa det, antingen genom en av våra roll baserade standard utbildningar (operativt, taktiskt, management) eller genom att vi plockar ihop en utbildning mot dina behov.

Organisations specifik kunskap

Eftersom varje företag har sina distinkta egenskaper (Inköpsprocesser och verktyg, eller kanske mer korrekt PMT (Processer, Metoder och Verktyg)), bör utbildning av en inköpare detaljerat beskriva:

• De skräddarsydda processerna, verktygen och metoder som används.
• Eventuell egenutvecklad programvara eller plattformar som är centrala för organisationens inköpsfunktioner.
• Verkliga exempel från tidigare inköpsinsatser som skapar förståelse för den verklighet organisationen står inför.
• Särskilda utmaningar som organisationens inköpslandskap står inför och strategier för att effektivt hantera dem.

Här finns det ingen generell utbildning på marknaden utan respektive inköpsorganisation måste intern utbilda. Vi kan dock hjälpa till som bollplank vid behov.

Kunskap om organisationen, produkten och marknaden

Förstå organisationen

För att en nyanställd verkligen ska blomstra måste de vara djupt förtrogna med företagets funktionssätt. Detta innebär:

• Att förstå företagets organisatoriska layout och hierarki.
• Identifiera huvudsakägare, särskilt inom inköpssektorn.
• Sätta sig in i företagets kultur, förstå dess kärnvärden och uppdrag.
• Söka möjligheter för nätverkande, särskilt med inflytelserika intressenter.

Fördjupa sig i Produkt

Det handlar om att förstå de produkter och tjänster som organisationen levererar till kund. Därför bör nya anställda utrustas med:

• En uttömmande genomgång av företagets produkter eller tjänster.
• Klarhet i hur dessa produkter eller tjänster möter kundbehov och skapar värde.
• En djupare inblick i de komponenter eller tjänster de direkt kommer att engagera sig med och insikter i hur deras specifika roll samverkar i hela produktlivs cykeln.

Kategorin inköparen skall jobba med

Ett helhetsperspektiv på den större marknadslandskapet är imperativt. En sorts testament från en tidigare köpare till den nya. Introduktionsplaner bör därför klargöra:

• En översikt av framstående leverantörer och konkurrenter på marknaden.
• Aktuella marknadstrender och förväntade förändringar.
• En grundlig riskbedömning med avseende på leverantörsarenan.
• Sektorspecifika strategier, när det är relevant.

Här finns det ingen generell utbildning utan respektive inköpsorganisation måste intern utbilda. Kunskapen bygger på en välgrundad varugrupp strategi vilken våra partner (tex EFFSO) kan hjälpa till att skapa.

Personlig utveckling

Varje individ är unik. Att erkänna deras styrkor och utvecklingsområden kan ge dem kraft att nå sin högsta potential.

Beroende på luckor som identifierats under rekryteringsprocessen eller specifika krav på rollen, säkerställ träning i områden som beteendemönster i förhandlingar, projektledning, ledarskap eller specialiserad programvara.

Generellt kan man dela in den personliga utvecklingen i generisk kunskap (som tex projektledning, språk, etc) som kan användas i andra roller än inköpare och det finns utbildningar som ”alla” kan gå för att införskaffa kunskap och kunskap som är mer knuten till personlig utveckling, tex ledarskap, presentations- och förhandlingteknik. Det sistnämnda är närmare knuten till personens sätt att vara och självmedvetenhet. Även här är det att rekommendera att titta utanför leverantörer av inköpsutbildningar.

Att tala samma inköpsspråk – skapa en hög lägsta nivå.

En väl fungerande inköpsfunktion är en viktig del av många företags framgång. För att denna funktion ska fungera effektivt är det viktigt att alla som arbetar inom inköp har samma förståelse för kompetensområdet inköp. Detta inkluderar allt från strategisk planering och marknadsanalys till förhandlingsteknik och avtalsförvaltning.

Att ha en gemensam förståelse för inköp kan underlätta kommunikationen och utvecklingen inom inköpsfunktionen, både på individuell och gruppnivå. När alla talar samma språk och har en liknande förståelse för inköpsprocessen, blir det lättare att förklara och diskutera olika inköpsbeslut. Detta kan leda till en mer öppen och konstruktiv dialog mellan inköpsavdelningen och andra delar av företaget, vilket kan bidra till att öka förtroendet och samarbetet mellan dessa avdelningar.

Att ha en gemensam förståelse för inköp kan också underlätta utvecklingen av inköpsfunktionen. Genom att utbilda alla inom inköpsfunktionen mot samma begreppssvär och förståelse för inköps ansvar, kan man säkerställa att alla har samma grundläggande kunskaper och kompetenser. Detta kan leda till att man kan bygga vidare på denna gemensamma kunskapsbas och utveckla specialiserade kompetenser för olika roller inom inköpsfunktionen. Genom att ha en tydlig utbildningsstrategi kan man också bidra till att öka medarbetarnas motivation och engagemang, vilket kan leda till ökad produktivitet och bättre resultat.

Sammanfattningsvis är det viktigt att alla inom inköpsfunktionen har samma förståelse för kompetensområdet inköp för att underlätta dialog och utveckling såväl på individuell som gruppnivå. Genom att investera i utbildning och gemensamma utvecklingsmöjligheter kan man bidra till att öka samarbetet och effektiviteten inom inköpsfunktionen och på så sätt bidra till företagets framgång.