En inköpare ansvarer för att köpa tex. material, förnödenheter eller utrustning till en organisation Uppgifter inkluderar att förhandla affärer med leverantörer, driva skifte till hållbara produkter/tjänster och mycket, mycket, mer……

Är du nyfken på vad en inköpare gör och vad som krävs för att bli inköpare? Då har du kommit rätt. Varför inte ta en Introduktionskurs hos LHTS? Eller läs mer nedan.

Vad gör en inköpare – roller

Dessvärre inga standardbeskrivningar av inköpsroller. Det finns några större organisationer som försöker standardisera roller men de har, enligt min (som i Fredrik Axelsson) åsikt, inte riktigt hängt med.

Standard rollbeskrivningar har heller inte fått fäste i Sverige. Därför går det inte att säga att tex rollen operativ inköpare har samma betydelse från ett företag till ett annat. Och egentligen är det inte konstigt för storlek på och inköpsmognad inom en organisation varierar väldigt mycket. Som en följd blir arbetsuppgifter olika. I en mindre organisation äger en person ofta flera inköpsroller och vid en låg inköpsmognad (se kurs från EFFSO som heter The Purchasing Role för förklaring av inköpsmognad) ingår även väldigt operativa uppgifter i en roll som kallas strategisk.

Vid Learn How to Source (LHTS) delas arbetsuppgifterna upp i rollerna i Operativt, Taktisk och inköpsledning (som vi döpt till Management). Många gånger ser man beskrivningen Strategisk inköpare där arbetsuppgifterna består av upphandling och kontraktering, något LHTS lagt i rollen Taktisk inköpare. Pga. de spretiga beskrivningarna av Strategisk inköpare, har den rollen undvikits.

Operativ Inköpare

En operativ inköpares (kanske till med inköpsfunktionens) viktigaste dokument är inköpsorder. Inköpsorder ställs oftast ut med hjälp av ett affärssystem och stödjande processer. Operativ inköpare säkerställer att leverantören ordererkänner, håller affärssystemet uppdaterat relaterat till eventuella förändringar (identifiera, hantera och förebygga kort- och långvarig materialbrist från leverantörer). Övervaka leverantörs prestationer (OTD, ledtid, samarbete) och eskalera i situationer med otillfredsställande prestationer från leverantörer. Tillhörande administrativa uppgifter är hantering av fakturor mm.

Vill du lära dig mer om vad en operativ inköpare gör, rekommenderas följande grundläggande kurs om den Operativa inköpare rollen.

Taktiskt Inköpare

Upphandling, leverantörsofferter, förhandling och kontraktering av de leveranser som organisationen behöver är den taktiska inköparens huvuduppgift. Det sker genom att driva och delta i tvär-funktionella kategori/upphandlings-team och förbättringsinitiativ.

I rollen ingår även koordinering av produktinfasning/utfasning, projektledning i tex leverantörsutvecklingsprojekt.

Vill du lära dig mer om vad en taktisk inköpare gör, rekommenderas följande grundläggande kurs om den Taktiska inköpare rollen.

Management (Inköpsledning)

Nästan alla organisationer har ett mål med sin verksamhet och en plan (strategi) för att nå målen. Även en inköpsfunktion (och dess leverantörer) bidrar till strategin genom att ha de mest lämpliga leverantörerna kontrakterade (med rätt sorts kontrakt). 

Inköpschefen styr och fördelar arbetet inom inköpsfunktionen med hjälp av:  

• Kategoristyrning.
• Processer och verktyg.
• Organisation och resurser.

Vill du lära dig mer om vad en inköpschef gör, rekommenderas följande grundläggande kurs om Procurement Management.

Varför skall man bli inköpare?

Har du ställt den frågan? Inför en rekrytering/anställningsintervju? Kanske har ni i goda vänners lag fått frågan och formulerat ett svar?

När man är ”mitt i skiten” (om ni tillåter uttrycket) med leverantörer som höjer priser eller har leveransproblem, köp som sker bredvid de korrekta kanalerna, anmodan som landar med en redan vald leverantör och man ombeds förhandla……låsningar/begränsningar, konflikter, magont och dålig kommunikation. Tuffa förhandlingar med både sakägare och leverantörer. Ibland är det väldigt svårt att rekommendera inköpsyrket och sannolikt är det svårt att argumentera för inköpsyrket dessa dagar.

Men alla andra dagar är mitt svar; Det är extremt kreativt yrke och att man bygger en leverantörskedja som skall stödja organisationens erbjudande till kund och därmed vinna mot konkurrentens dito. I och med att varken kunden eller konkurrenten sitter still behöver leverantörskedjan justeras och uppgraderas hela tiden. 

Kanske har ni en mer personlig beskrivning som tex Laila ”Jag tycker att det är jättekul. Omväxlande. Man träffar många olika människor från olika kulturer. Det är ett varierande, utmanade och intressant arbete”

Hur blir man en inköpare

En följdfråga som ni får om ni varit framgångsrika på den förra frågan. Det finns många vägar till inköpsyrket. Rent formellt kan man gå ett 2-årigt YH program eller ett universitetsprogram mot ekonomi eller teknik där enskilda kurser har inköpsinriktning.

Men många idag yrkesverksamma inköpare har lärt sig inköpstekniken via ”on the job training” kompletterat med fördjupningskurser från utbildare som tex SILF.

Inom inköpsyrket finns det en otrolig spännvidd i arbetsinnehåll och det är riskfritt att påstå att det finns något för alla personligheter. Låt inte den snäva stereotypen att ”inköpare är en tuff affärsman/kvinna som älskar att förhandla” vara gällande i er in-försäljning av inköpsyrket. Det finns rum för alla, från en kreativ och visionär kategoriansvarig till en djuplodande analytiker.

Gemensam nämnare för alla som verkar inom inköpsyrket är att man måste ”snacka språket” och förstå inköpsfunktionens roll och ansvar.

En förutsättningen för en framgångsrik inköpsorganisation är en hög lägsta nivå avseende inköpsteknik.

Därtill är otroligt viktigt att man förstår den affär (eller kanske kunderbjudande) som skall levereras samt den leverantörs marknad som är aktuell inom varugruppen man ansvarar för. Djupdykning, tex genom en marknadsanalys är väl investerad tid och ger förutsättningarna för att inköparen skall kunna bidraga till att bygga en leverantörs kedja som kan stödja organisationens erbjudande till kund.

Rollen inköpare påverkas naturligtvis av vilken bransch som man verkar i. Lite förenklat kan man säga att en inköpares förmåga styrs av:

• Personliga egenskoper (gäller ju alla yrken).
• Kunskap om vad som köps in och om den marknad/bransch organisationen verkar på.
• Inköpskompetens dvs kunskap om arbetssätt och begrepp inom inköp. 

Utbildning inköp / Learn How to Source hjälper till med den sistnämnda punkten

Utbildning medans du jobbar

Om du vill skaffa sig grundläggande inköpskompetens, kolla gärna in Utbildning inköps Grundkurs inköp som kombinerar online lektioner med mentor ledda workshops. Ett annat alternativ, om du vill styra över din utbildning helt själv, är Learn How to Source Next Step concept. 

Utbildning på heltid

Det finns fördjupningskurser på många Universitet och Högskole utbildningar inom teknik och ekonomi. Exempel från Liu

Yrkeshögskolan har beviljat finansiering av flera två-åriga utbildningar till inköpare.