Vad gör en inköpare?
En inköpare ansvarer för att köpa tex. material, förnödenheter eller utrustning till en organisation Uppgifter inkluderar att förhandla affärer med leverantörer, driva skifte till hållbara produkter/tjänster och mycket, mycket, mer......
Är du nyfken på vad en inköpare gör och vad som krävs för att bli inköpare? Då har du kommit rätt. Varför inte ta en introduktionskurs? Eller läs mer nedan.
Det finns många olika inköpsroller
Och dessvärre inga standardbeskrivningar av inköpsroller. Det finns några större organisationer som försöker standardisera roller men de har, enligt min (som i Fredrik Axelsson) åsikt, inte riktigt hängt med. Standard rollbeskrivningar har heller inte fått fäste i Sverige. Därför går det inte att säga att tex rollen operativ inköpare har samma betydelse från ett företag till ett annat. Och egentligen är det inte konstigt för storlek på och inköpsmognad inom en organisation varierar väldigt mycket. Som en följd blir arbetsuppgifter olika. I en mindre organisation äger en person ofta flera inköpsroller och vid en låg inköpsmognad (se kurs från EFFSO som heter The Purchasing Role för förklaring av inköpsmognad) ingår även väldigt operativa uppgifter i en roll som kallas strategisk.
Vid Utbildning inköp delas arbetsuppgifterna upp i rollerna i Operativt, Taktisk och inköpsledning (som vi döpt till Management). Många gånger ser man beskrivningen Strategisk inköpare där arbetsuppgifterna består av upphandling och kontraktering, något Utbildning Inköp lagt i rollen Taktisk inköpare. Pga. de spretiga beskrivningarna av Strategisk inköpare, har den rollen undvikits.
Operativ Inköpare
En operativ inköpares (kanske till med inköpsfunktionens) viktigaste dokument är inköpsorder. Inköpsorder ställs oftast ut med hjälp av ett affärssystem och stödjande processer. Operativ inköpare säkerställer att leverantören ordererkänner, håller affärssystemet uppdaterat relaterat till eventuella förändringar (identifiera, hantera och förebygga kort- och långvarig materialbrist från leverantörer). Övervaka leverantörs prestationer (OTD, ledtid, samarbete) och eskalera i situationer med otillfredsställande prestationer från leverantörer. Tillhörande administrativa uppgifter är hantering av fakturor mm.
Vill du lära dig mer om vad en operativ inköpare gör, rekommenderas följande grundläggande kurs.
Taktiskt Inköpare
Upphandling, leverantörsofferter, förhandling och kontraktering av de leveranser som organisationen behöver är den taktiska inköparens huvuduppgift. Det sker genom att
driva och delta i tvärfunktionella kategori/upphandlingsteam och förbättringsinitiativ.
I rollen ingår även koordinering av produktinfasning/utfasning, projektledning i tex leverantörsutvecklingsprojekt.
Vill du lära dig mer om vad en taktisk inköpare gör, rekommenderas följande grundläggande kurs.
Management
Nästan alla organisationer har ett mål med sin verksamhet och en plan (strategi) för att nå målen. Även en inköpsfunktion (och dess leverantörer) bidrar till strategin genom att ha de mest lämpliga leverantörerna kontrakterade (med rätt sorts kontrakt).
Inköpschefen styr och fördelar arbetet inom inköpsfunktionen med hjälp av:
- Kategoristyrning.
- Processer och verktyg.
- Organisation och resurser.
Vill du lära dig mer om vad en inköpschef gör, rekommenderas följande grundläggande kurs.
Inköpsmognad
EFFSOs kurs "The Purchasing Role" ger dig en första beskrivning av vad inköpsmognad är. Om du väljer att lära dig om Inköp här på Utbildning Inköp kommer du lära dig grunderna och vilka processer som finns inom en mogen inköpsfunktion.
Storlek på organisation
Storlek (antal anställda och omsättning) ger på förhand en indikation om vilken grad av specialisering man kan finna inom en inköpsfunktion. Det finns inget bra eller dåligt utan mer vad man föredrar som inköpare.
Vid ett stort bolag finns det ofta utrymme för en högre grad av specialisering inom en roll eller inköpsområde.
Produkter och tjänster
Rollen inköpare påverkas naturligtvis av vilken bransch som man verkar i. Lite förenklat kan man säga att en inköpares förmåga styrs av:
- Personliga egenskoper (gäller ju alla yrken).
- Kunskap om vad som köps in och om den marknad/bransch organisationen verkar på.
- Inköpskompetens dvs kunskap om arbetssätt och begrepp inom inköp.
Utvecklas som inköpare
En stor fördel med inköpsyrket är att det finns överallt i alla organisationer. Och det finns alla möjligheter att löpande utvecklas genom kurser och certifikat. Vill du skaffa dig en certifierad kunskap (grund nivå) rekommenderas Learn How To Source certifieringsprogram.
Konsten att utvecklas hela tiden är inte alltid lätt att uppnå. Utbildning inköp är grundat på många små steg eller microlearning som vi lite fint väljer att kalla det. Lär dig mer om "många små utvecklingssteg" / micorlearning i kursen:
Continuously develop your procurement skills
Den är 10 minuter lång och gratis.
Learn How to Source
Utbildning inköp är svensk representant för Learn How to Source (LHTS). LHTS är en online portal som innehåller korta lektioner (10 -60 minuter långa) om inköp. Hela konceptet LHTS är utvecklat runt tanken att en inköpare skall löpande bygga sin kunskap genom eget initiativ.
Kurserna köps med kreditkort (eller Apple/Google Pay) och köparen har omedelbart tillgång till kursen via Streaming. Besök Learn How To Source portal